Luleå Westies Stadgar

1 kap Allmänna bestämmelser #

1 § Ändamål #

Föreningen är ideell, fristående, partipolitiskt och religiöst obunden och har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med Riksidrottsförbundets verksamhetsidé, vision och värdegrund. För föreningen innebär detta:

Vi dansar för att ha roligt, må bra och utvecklas genom hela livet. För att nå dit arbetar vi aktivt med fyra bärande pelare:

• Glädje och gemenskap: Vi skapar en miljö där skratt och samhörighet är lika viktigt som själva dansstegen.
• Demokrati och delaktighet: Hos oss har varje röst lika värde. Vi bygger verksamheten tillsammans och delar på ansvaret.
• Allas rätt att vara med: Vi välkomnar alla, oavsett vem du är, var du kommer ifrån eller vilka förutsättningar du har. Inkludering är en självklarhet.
• Rent spel: Vi accepterar inga former av fusk, diskriminering eller kränkningar. Vi är schyssta mot varandra – både på och utanför dansgolvet.

Föreningen ska arbeta för att bredda kulturutbudet och främja ett levande dans- och kulturliv genom att arrangera danskurser, socialdans, organisera dansträningar, medverka i danstävlingar, delta i uppvisningar och arrangera event i regionen. Föreningen har sitt säte i Luleå kommun och kan verka i regionen för att främja danslivet.

Föreningen ska bedriva följande idrotter: Dans för alla åldrar.

Föreningen ska motverka all form av diskriminering och trakasserier samt aktivt verka för en dopingfri idrott.

Eventuellt överskott i verksamheten ska återinvesteras i föreningens ideella verksamhet.

2 § Föreningens namn m.m. #

• Föreningens fullständiga namn är: Luleå Westies
• Föreningens organisationsnummer är: 802555-0917
• Föreningen har sin hemort/säte i Luleå kommun.
• Föreningen bildades i Luleå den 21 december 2025

3 § Sammansättning, tillhörighet m.m. #

Föreningen består av de fysiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar.

4 § Beslutande organ #

Föreningens beslutande organ är årsmötet, extra årsmöte och styrelsen.

5 § Verksamhets- och räkenskapsår #

Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår omfattar tiden fr.o.m. den 1 januari t.o.m. den 31 december.

6 § Firmateckning #

Föreningens firma tecknas av styrelsen gemensamt.

Styrelsen har rätt att delegera firmateckningsrätten till två styrelseledamöter gemensamt eller till en eller flera särskilt utsedda personer var för sig. Den som genom delegation fått fullmakt att företräda föreningen ska återrapportera till styrelsen.

Kassören och av styrelsen vald ledamot tecknar var för sig föreningens firma då det gäller föreningens ekonomiska förehavanden.

7 § Stadgeändring #

Till och med 31 december 2027 kräver ändring av dessa stadgar beslut med minst 2/3 av antalet avgivna röster på två på varandra följande årsmöten, ordinarie eller extrainsatt. Mellan dessa möten måste minst 2 månader förflyta.

Från och med 1 januari 2028 kräver ändring av dessa stadgar beslut med minst 2/3 av antalet avgivna röster på två på varandra följande årsmöten varav ett ska vara ett ordinarie årsmöte. Mellan dessa möten måste minst 2 månader förflyta.

Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.

8 § Tvist/skiljeklausul #

Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. Sådan tvist ska, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Dock ska följande gälla rörande kostnaderna för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett. Ordförandens kostnader, inklusive kostnaderna för eventuell sekreterare, delas lika mellan parterna.

9 § Upplösning av föreningen #

Upplösning av föreningen kräver beslut med 2/3 av antalet avgivna röster på två på varandra följande årsmöten, varav ett ska vara ett ordinarie årsmöte. Mellan dessa möten måste minst 2 månader förflyta.

I beslut om upplösning av föreningen ska anges dels att föreningens tillgångar ska användas till ett bestämt ideellt dansfrämjande ändamål, dels var den upplösta föreningens handlingar ska förvaras.

2 kap Föreningens medlemmar #

§ 1 Erhållande av medlemskap #

Alla fysiska personer som vill stödja föreningens ändamål har rätt att beviljas medlemskap.

Medlemsansökan görs genom inbetalning av medlemsavgift och godkänns eller avslås av styrelsen eller den styrelsen delegerat beslutanderätten till.

Godkänd ansökan ger medlemskap dels hela det kalenderår under vilket medlemsavgiften betalas, dels perioden från och med första januari till och med näst sista februari nästkommande år.

Ansökan får avslås men endast om det på goda grunder kan antas att vederbörande inte kommer att fullgöra sina skyldigheter enligt 2 kap. 2 § eller kommer att motarbeta föreningens intressen och verksamhet. Innan ett sådant beslut fattas ska personen i fråga ges tillfälle att inom viss tid, minst 14 dagar, yttra sig över de omständigheter som är anledningen till att medlemskap ifrågasätts. Beslut att avslå medlemsansökan ska fattas av styrelsen.

Om medlemskap avslås har den berörde rätt att få tillbaka inbetald medlemsavgift.

§ 2 Medlems rättigheter och skyldigheter #

1. Medlem är skyldig att #

a. följa föreningens stadgar och beslut på årsmöten, allmänna instruktioner meddelade av styrelsen och föreningens uppförandekod,

b. betala de avgifter som beslutas av föreningen,

c. godkänna genom sitt medlemskap att föreningen får behandla relevanta personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet gällande föreningsstadgar och i enlighet med eventuella övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av föreningen.

2. Medlem har rätt att #

a. ta del av information om föreningens angelägenheter i den utsträckning som följer av 6 kap 2 §,

b. ta del av årsmöteshandlingar,

c. delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna och då på samma villkor som alla andra medlemmar,

d. utöva rösträtt på årsmöte och extra årsmöte enligt vad som föreskrivs i dessa stadgar,

e. avge förslag och motioner, samt kandidera till årsmötet.

3. Medlem har inte rätt att #

a. ha några anspråk på föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen.

§ 3 Uteslutning #

Medlem får endast uteslutas på grund av att denne

1. trots påminnelser, har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter.
2. motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, brutit mot föreningens stadgar, föreningens värdegrund eller på annat sätt skadat föreningens intressen.

Beslut om uteslutning fattas av styrelsen. Uteslutning gäller tills vidare om inget annat anges. Beslut om uteslutning kan begränsas till att omfatta viss tid och får då tidsbegränsas att som mest omfatta sex månader från beslutsdagen.

Om tillräckliga skäl för uteslutning inte föreligger ska föreningen i stället meddela medlemmen varning.

Beslut om uteslutning eller varning får inte fattas utan att medlemmen inom en viss, av föreningsstyrelsen angiven, tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslut om uteslutning eller varning ska skälen redovisas. Beslutet ska inom tre dagar från dagen för beslutet skickas till medlemmen.

Medlemsavgift som utesluten medlem erlagt betalas inte tillbaka.

§ 4 Utträde #

Medlem, som önskar utträda ur förening, ska skriftligen meddela detta. Har medlem vid sådant utträde inte betalat föreskrivna avgifter till föreningen, bestämmer föreningsstyrelsen om de ska betalas eller inte.

Om inte annat beslutas upphör medlemskapet enligt första eller andra stycket när medlemmen avförs från medlemsförteckningen.

3 kap Årsmöte #

1 § Tidpunkt och kallelse #

Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet ska av styrelsen senast fyra veckor före mötet och förslag till dagordningen senast två veckor före mötet tillhandahållas medlemmarna på sätt som styrelsen bestämmer.

Vidare ska kallelse och förslag till dagordning publiceras på minst en av föreningens officiella kommunikationskanaler. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar ska det anges i kallelsen.

Verksamhetsberättelse, årsredovisning/årsbokslut, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande ska finnas tillgängliga för medlemmarna senast två veckor före årsmötet. I kallelsen ska anges var dessa handlingar finns tillgängliga.

2 § Förslag till ärenden att behandlas av årsmötet #

Såväl medlem som styrelse får avge förslag att behandlas av årsmötet. Förslag från medlem/motioner ska vara styrelsen tillhanda senast tre veckor före årsmötet. Styrelsen ska till årsmötet avge skriftligt yttrande över motionerna.

3 § Sammansättning och beslutförhet #

Årsmöte består av närvarande röstberättigade medlemmar. Vid förfall får medlemmen företrädas av ombud som ska vara annan röstberättigad medlem. Ombud får enbart företräda en annan medlem. Ombud ska vid årsmöte uppvisa fullmakt från den medlem hen företräder. Medlem har alltid rätt att senast vid årsmötets början återkalla sin fullmakt.

Vårdnadshavare har rätt att företräda sina barn som ej är röstberättigade.

Mötet är beslutsmässigt med de röstberättigade medlemmar och ombud som är närvarande på mötet.

4 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt på årsmötet #

För att vara röstberättigad på årsmöte krävs,

1. att medlemmen under mötesåret fyller lägst 13 år,
2. att medlemskap för ny medlem har beviljats minst två månader före årsmötet, och
3. att medlemsavgifter för ny medlem har betalats senast fyra veckor före årsmötet och för föregående års medlem senast 3 dagar före årsmötet.

Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.

5 § Ärenden vid årsmötet #

Vid årsmötet ska följande behandlas och protokollföras:

1. Mötet öppnas
2. Fastställande av röstlängd för mötet.
3. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
4. Val av två protokolljusterare tillika rösträknare.
5. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
6. Fastställande av dagordning.
7. Styrelsens verksamhetsberättelse med årsredovisning/årsbokslut för det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
8. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
10. Fastställande av medlemsavgifter för nästkommande verksamhetsår.
11. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av ekonomisk plan för kommande verksamhets-/räkenskapsår.
12. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner.
13. Val av styrelse: a. föreningens ordförande för en tid av ett år, b. föreningens kassör för en tid av ett år, c. 1 - 3 övriga ledamöter i styrelsen för en tid av två år, d. ombud till möten där föreningen har rätt att vara representerad genom ombud (kan delegeras till styrelsen).
14. Val av revisorer: a. 1 - 2 revisorer för en tid av ett år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta,
15. Val av valberedning: a. två till tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en ska utses till sammankallande.
16. Eventuella övriga frågor som anmälts under punkt 6. Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte är med i kallelsen till mötet.

6 § Extra årsmöte #

Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en tredjedel av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning ska avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran.

När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte ska den inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till dagordning för extra årsmöte ska senast sju dagar före mötet tillställas medlemmarna på sätt styrelsen bestämt. Vidare ska kallelse och förslag till dagordning publiceras på föreningens officiella kommunikationskanaler.

Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke.

Vid extra årsmöte får endast den eller de frågor som angetts i förslaget till dagordning behandlas.

7 § Beslut och omröstning #

Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).

Med undantag för de i 1 kap. 7 § första stycket och 1 kap. 9 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet kan vara antingen absolut eller relativ. Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster. För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster. Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det ska dock val ske slutet. Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är mötesordföranden inte röstberättigad avgör lotten. Vid val ska i händelse av lika röstetal lotten avgöra.

8 § Protokoll #

Vid årsmöte och extra årsmöte ska protokollföras.

Protokollet ska justeras av mötesordföranden samt två av årsmötet utsedda protokolljusterare.

Protokollet ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter mötet på sätt som styrelsen bestämmer.

9 § Ikraftträdande #

Beslut fattade av årsmöte gäller från årsmötets avslutande om inte annat sägs.

4 kap Valberedning #

1 § Sammansättning #

Valberedningen består av en sammankallande samt en till två övriga ledamöter, vilka väljs av årsmötet. Valberedningen bör ha en sammansättning som präglas av mångfald vad gäller ålder och kön.

Valberedningen ska sammanträda när sammankallande eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer.

Ledamot i styrelsen eller revisor får inte sitta i valberedningen.

2 § Åligganden #

Valberedningen ska bereda valen inför kommande årsmöte, och ska i detta arbete fortlöpande under verksamhetsåret följa styrelsens och revisorernas arbete.

Valberedningen ska senast två månader före årsmötet tillfråga dem vilkas mandatperiod utgår vid årsmötets slut, om de vill kandidera för nästa mandatperiod. Därefter ska valberedningen informera medlemmarna om eventuella avsägelser. Valberedningen ska upplysa medlemmarna om att de har rätt att komma med förslag på kandidater.

Senast två veckor före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag, samt meddela namnen på de personer som i övrigt har föreslagits inför valberedningen. Innan kandidatnominering påbörjas på årsmötet ska valberedningen meddela sitt förslag beträffande det val nomineringen avser.

Om revisor avgår under mandatperioden får valberedningen fyllnadsvälja revisor.

De som ingår i valberedningen får inte obehörigen röja vad de i denna egenskap fått kännedom om.

5 kap Revision #

1 § Revisorer och revision #

Föreningens räkenskaper och förvaltning ska årligen granskas av de av årsmötet utsedda revisorerna.

Revisorerna ska vara oberoende av dem de har i uppdrag att granska.

Revisorerna har rätt att löpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar.

Föreningens räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret ska vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet.

Revisorerna ska ha tillgång till styrelsens förvaltning, räkenskaper och andra handlingar för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret och överlämna revisionsberättelse till styrelsen senast 14 dagar före årsmötet.

6 kap Styrelsen #

1 § Sammansättning #

Styrelsen ska bestå av ordförande, kassör och en till tre övriga ledamöter. Valbar till styrelsen är endast röstberättigad medlem i föreningen. Vid val av styrelseledamöter ska en sammansättning av olika kön och åldrar eftersträvas. Styrelsen ska inom sig utse vice ordförande och de övriga befattningshavare som behövs.

Styrelsen får utse adjungerad ledamot. Sådan ledamot har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt. Adjungerad ledamot får utses till befattning, dock inte ordförande eller kassör, inom föreningen.

2 § Styrelsens åligganden #

När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter.

Styrelsen ska svara för föreningens verksamhet samt tillvarata medlemmarnas intressen.

Det åligger styrelsen särskilt att

1. se till att föreningen följer gällande författningar och andra bindande regler,
2. verkställa av årsmötet fattade beslut,
3. planera, leda och fördela arbetet inom föreningen och för detta utarbeta arbetsordning samt instruktioner för underliggande föreningsorgan,
4. ansvara för och förvalta föreningens medel samt föra bok enligt lag, och god bokföringssed,
5. föra register över medlemmarna och hålla detta tillgängligt för revisorer,
6. sköta eller delegera marknadsföring och informationsspridning,
7. tillställa revisorerna räkenskaper m.m. enligt 5 kap. 1 §,
8. förbereda årsmöte,
9. genomföra 1-2 informationsmöten per år och informera medlemmarna om planerad verksamhet. Medlemmarna ska ges möjlighet att ställa frågor, komma med inspel och ge förslag till styrelsen. Kallelse ska skickas senast 14 dagar före mötet.
10. i övrigt tillvarata medlemmarnas intressen och verka för föreningens ändamål.

Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter enligt föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut. Har ordföranden förhinder ska vice ordföranden, om sådan finns, träda in i ordförandens ställe.

Styrelsen ska besluta om fördelning av arbetsuppgifterna i övrigt genom en särskild upprättad arbetsordning.

3 § Kallelse, beslutförhet och omröstning #

Styrelsen ska sammanträda på kallelse av ordföranden. Kallelse ska skickas senast 7 dagar före styrelsemötet, om inte samtliga ledamöter godkänner en kortare framförhållning.

Ordföranden är skyldig att kalla till sammanträde då minst två ledamöter har begärt det.

Underlåter ordföranden att utfärda kallelse inom 7 dagar, får de som gjort framställningen kalla till styrelsemöte.

Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud.

Ordföranden får besluta att ärende ska avgöras genom skriftlig omröstning (beslut per capsulam) eller vid telefonsammanträde eller med hjälp av annan teknisk utrustning.

Vid sammanträde eller beslutsfattande enligt föregående stycke ska protokoll upprättas. Protokoll ska undertecknas av mötesordföranden och utsedd protokoll-sekreterare. Avvikande mening ska antecknas i protokollet.

4 § Överlåtelse av beslutanderätten #

Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till kommitté eller annat organ eller till enskild medlem, anställd eller annan utsedd person.

Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande enligt föregående stycke ska fortlöpande underrätta styrelsen.

§ 5 Avgång under mandatperiod #

Om ordföranden avgår under mandatperioden ska vice ordföranden, om sådan finns, träda in i ordförandens ställe fram till nästa årsmöte. Om vice ordförande saknas, eller om även denne avgår, är styrelsen skyldig att kalla till extra årsmöte för fyllnadsval av ordförande.

Vid kassörs avgång fördelas posten till en annan ledamot.

Vid annan ledamots avgång förblir posten vakant eller fördelas på kvarvarande ledamöter fram till nästa årsmöte, förutsatt att styrelsen förblir beslutsmässig enligt 6 kap 3 §.

Om styrelsen till följd av avgångar inte längre är beslutsmässig, eller om ordförandeposten eller kassörsposten inte kan besättas internt, är styrelsen skyldig att kalla till extra årsmöte för fyllnadsval.

7 kap Övriga föreningsorgan #

1 § Kommittéer, arbetsgrupper och andra underliggande föreningsorgan #

Styrelsen får vid behov inrätta tillfälliga kommittéer och arbets- och projektgrupper.

2 § Instruktioner #

Föreningens styrelse ska, i särskild instruktion eller på annat lämpligt sätt, fastställa de befogenheter och skyldigheter de underliggande organen har.

3 § Budget och verksamhetsplan #

Sektion/kommitté för respektive idrottsverksamhet samt övriga fasta kommittéer ska upprätta förslag till budget och verksamhetsplan för sektionen/kommittén att gälla under nästföljande verksamhetsår. Budget och verksamhetsplan ges till styrelsen för godkännande på tid som den bestämmer. Styrelsen gör de ändringar i budgeten och planen som bedöms vara nödvändiga med hänsyn till föreningens skyldigheter i olika hänseenden, föreningens ekonomiska ställning eller den väntade utvecklingen av den idrottsliga verksamheten.

4 § Återrapportering #

Den som fått bemyndigande av styrelsen enligt 6 kap. 4 § ska fortlöpande underrätta styrelsen genom återrapportering i den ordning som styrelsen fastställt i instruktion.